Onze voorwaarden voor samenwerking.

AI-telefoonassistent & Platform Conversa biedt de volgende Diensten: • Een AI-telefoonassistent ("AI Agent") die inkomende oproepen voor uw onderneming beantwoordt; • Een gekoppeld dashboard ("Dashboard") waarop gespreksopnames, transcripten en klantnotities beschikbaar zijn; • Toegang tot uw eigen beheeromgeving via onze website of eventueel andere digitale kanalen; • Optionele integraties met externe systemen zoals agenda's, CRM en WhatsApp. De AI Agent maakt opnames en transcripten van gesprekken tussen bellers en uw bedrijf. Deze worden aan u beschikbaar gesteld via het Dashboard. U bepaalt hoe deze gegevens worden gebruikt. Aanmelding & Registratie Voor gebruik van onze Diensten maakt u een account aan. Hierbij verstrekt u correcte en actuele gegevens. U bent verantwoordelijk voor de veiligheid van uw inloggegevens en voor alles wat via uw account gebeurt. Conversa mag accounts of toegang blokkeren bij misbruik of overtreding van deze Voorwaarden. Telefoonnummers & Doorschakeling Bij bepaalde abonnementen ontvangt u een uniek Conversa-telefoonnummer. U kunt uw bestaande bedrijfsnummer hiernaar doorsturen. Na beëindiging van uw abonnement behoudt u uw oorspronkelijke nummer, maar uw Conversa-nummer kan worden ingetrokken als het niet binnen 3 maanden wordt overgezet naar een andere provider.

Onze AI neemt gesprekken op en maakt hier automatisch transcripten van. Dit gebeurt enkel: • Voor functionele doeleinden (notificatie, terugluisteren, kwaliteitscontrole); • In overeenstemming met de AVG; • Na correcte configuratie van optionele gesprekswaarschuwingen ("Dit gesprek kan worden opgenomen..."). U bent als Klant verantwoordelijk voor het naleven van lokale wet- en regelgeving met betrekking tot het opnemen van gesprekken. Wij raden aan om bellers te informeren dat het gesprek kan worden opgenomen. SMS & WhatsApp Functionaliteit De AI Agent kan, met toestemming van de beller, SMS- of WhatsApp-berichten versturen (zoals afspraken of links). U bent als Klant verantwoordelijk voor het correct configureren van deze functie en het naleven van de toepasselijke telecomwetgeving met betrekking tot toestemming en opt-out mogelijkheden.

Verantwoordelijkheden U bent volledig verantwoordelijk voor: • De manier waarop u de Conversa-diensten inzet; • De bellers die uw AI Agent te woord staat; • De inhoud van berichten, antwoorden, SMS'en en opgenomen gesprekken. Verboden Gebruik Het is verboden om Conversa te gebruiken voor: • Onrechtmatige, beledigende, misleidende, discriminerende of seksuele doeleinden; • Het verwerken van persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar zonder aantoonbare toestemming van ouders/voogden; • Spamming, phishing, scammen of oneigenlijk gebruik van telefoonnummers; • Oproepen in strijd met de AVG of de telecomwetgeving; • Reverse engineering, kopiëren of doorverkopen van onze software of AI-technologie; • Het bouwen van een concurrerend product of dienst. Verboden Gegevens U mag geen bijzondere persoonsgegevens verwerken via Conversa (zoals medische, strafrechtelijke of biometrische gegevens) tenzij dit wettelijk is toegestaan en u hiervoor expliciete toestemming heeft verkregen van de betrokkenen. Bij misbruik of overtreding behouden wij ons het recht voor uw toegang direct te blokkeren zonder restitutie van abonnementskosten.

AI-antwoorden van Conversa kunnen feitelijke onjuistheden, onvolledige of ongepaste informatie bevatten. Conversa geeft geen garanties omtrent de juistheid of geschiktheid van AI-uitvoer. De Klant is altijd zelf verantwoordelijk voor verificatie en mag AI-antwoorden niet gebruiken als enige basis voor juridische, medische, financiële of andere materieel belangrijke beslissingen. U erkent dat AI-technologie inherent beperkingen heeft en dat de kwaliteit van antwoorden afhankelijk is van de door u verstrekte configuratie, kennisbank en instructies.

Eigendom van Data Alle gegevens die u uploadt of die worden gegenereerd door gesprekken met uw AI Agent (zoals opnames, transcripten, klantgegevens) blijven uw eigendom. Gebruik van uw gegevens Conversa gebruikt deze gegevens uitsluitend om de Diensten te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, volgens uw instructies en de verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken uw gegevens niet om AI-modellen van Conversa of van derden te trainen. Beveiliging en Opslag Het platform en de gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Sommige subverwerkers verwerken gegevens buiten de EER, bijvoorbeeld voor het verzenden van e-mail; daarvoor gelden de waarborgen uit artikel 6. Een actuele lijst van subverwerkers en hun locaties is op verzoek beschikbaar. U bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van back-ups van belangrijke gegevens. Verantwoordelijkheid voor Data U bent volledig verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en inhoud van alle gegevens, gesprekken en berichten die via Conversa worden verwerkt. Conversa aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor onrechtmatig of foutief gebruik van klantdata.

Privacyverklaring Door gebruik te maken van onze Diensten verklaart u onze Privacyverklaring te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan. Deze is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Verwerkersovereenkomst Bij het leveren van de Diensten treedt het Bedrijf op als gegevensverwerker, die persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De aard, het doel en de duur van de verwerking, de soorten persoonsgegevens en categorieën van betrokkenen worden bepaald door de reikwijdte van de instructies van de Klant zoals gedocumenteerd in deze Overeenkomst. Het Bedrijf verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de instructies van de Klant. De verwerking vindt plaats voor de duur van de Overeenkomst, voor zover noodzakelijk voor het leveren van de Diensten. Principes van Gegevensverwerking Het Bedrijf zal: • Persoonsgegevens alleen verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant; • Ervoor zorgen dat personen die gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken, zich hebben verbonden tot vertrouwelijkheid; • Passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om de veiligheid van de verwerking te waarborgen; • De Klant bijstaan bij het reageren op verzoeken van betrokkenen; • De Klant bijstaan bij het waarborgen van de naleving van beveiligingsverplichtingen; • Alle persoonsgegevens verwijderen of retourneren aan de Klant na beëindiging van de dienstverlening; • Alle informatie beschikbaar stellen aan de Klant die nodig is om naleving aan te tonen. Subverwerkers Het Bedrijf kan subverwerkers inschakelen om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren. Het Bedrijf zal de Klant informeren over eventuele voorgenomen wijzigingen met betrekking tot de toevoeging of vervanging van subverwerkers, waarbij de Klant de mogelijkheid krijgt om bezwaar te maken tegen dergelijke wijzigingen. Gegevensoverdrachten Het Bedrijf zal geen persoonsgegevens overdragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder ervoor te zorgen dat adequate beschermingsmaatregelen zijn getroffen. Melding van Gegevensinbreuken In geval van een inbreuk op persoonsgegevens zal het Bedrijf de Klant zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen en alle relevante informatie over de inbreuk verstrekken. Serviceberichten Wij mogen u via e-mail op de hoogte houden van updates over uw abonnement, beveiligingsincidenten of functionele aankondigingen. U kunt zich niet afmelden voor deze noodzakelijke communicatie.

Abonnementsstructuur Onze Diensten worden geleverd op abonnementsbasis. Elk abonnement geldt voor 30 dagen (maandelijks) of 365 dagen (jaarlijks) en wordt automatisch verlengd tenzij u opzegt. De inhoud van het abonnement wordt toegelicht op onze website. Wijzigingen in Abonnement U kunt uw abonnement opwaarderen (upgraden) met onmiddellijke ingang. Downgrades treden in werking vanaf de volgende abonnementsperiode. Wij behouden het recht voor om tarieven of voorwaarden met 30 dagen voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Gratis Proefperiode Nieuwe gebruikers kunnen éénmalig gebruikmaken van een gratis proefperiode. Aan het einde hiervan wordt automatisch overgeschakeld op een betaald abonnement, tenzij u tijdig opzegt. Annulering U kunt uw abonnement op elk moment annuleren. Voor maandelijkse abonnementen wordt de annulering van kracht aan het einde van de huidige factureringsmaand. Voor jaarlijkse abonnementen wordt de annulering van kracht aan het einde van het huidige factureringsjaar. Er worden geen terugbetalingen verstrekt voor ongebruikte delen van een abonnementsperiode, tenzij wettelijk vereist.

Indien uw abonnement de vermelding "onbeperkt bellen" of "onbeperkt belminuten" bevat, is dit bedoeld voor normaal zakelijk gebruik. Dit houdt in dat er een redelijke limiet geldt van maximaal 1.000 afzonderlijke gesprekken per maand. Onder een gesprek verstaan wij: elk telefoongesprek dat tot stand komt via uw Conversa-nummer, ongeacht de duur van het gesprek. Bij structurele overschrijding van dit maximum behouden wij ons het recht voor om: • De gesprekken boven dit aantal afzonderlijk in rekening te brengen, of • Uw abonnement om te zetten naar een passend Enterprise-abonnement. Mocht uw gebruik structureel hoger liggen dan het vermelde maximum, dan nemen wij contact met u op om een geschikter abonnement te bespreken dat beter aansluit bij uw bedrijfsbehoeften.

Vergoeding Bij het aanmaken van een abonnement gaat u akkoord met de maandelijkse of jaarlijkse kosten, zoals vermeld op onze website of afgesproken in een offerte. Betaling dient vooraf te geschieden per factuur of automatische incasso. Tenzij anders vermeld, zijn alle prijzen exclusief btw. Betalingswijze U bent verplicht een geldige betaalmethode te koppelen aan uw account. Door dit te doen geeft u toestemming aan Conversa om de verschuldigde bedragen automatisch te incasseren bij de start van elke abonnementsperiode. Te Late Betaling Indien betaling uitblijft, behouden wij ons het recht voor om: • Uw account tijdelijk te blokkeren; • Vertraagde betalingen te verhogen met administratiekosten (€15) en wettelijke rente; • Eventuele incassokosten door te berekenen. Prijswijzigingen Het Bedrijf kan de Vergoedingen voor de Diensten wijzigen. Het Bedrijf zal ten minste 30 dagen voor de inwerkingtreding van de wijziging een kennisgeving verstrekken. Als de Klant de Diensten blijft gebruiken nadat de Vergoedingswijziging van kracht is geworden, wordt de Klant geacht de nieuwe Vergoedingen te hebben aanvaard. Belastingen Alle Vergoedingen zijn exclusief belastingen (btw), die de Klant verplicht is te betalen. Als het Bedrijf verplicht is belastingen namens de Klant te innen of te betalen, worden deze bedragen aan de Klant in rekening gebracht, tenzij de Klant een geldig btw-vrijstellingscertificaat verstrekt.

Beschikbaarheid Wij streven naar een hoge uptime, maar kunnen geen volledige beschikbaarheid garanderen. Onderhoud, storingen of externe factoren kunnen tot tijdelijke onderbrekingen leiden. Updates We kunnen onze software of AI Agent regelmatig bijwerken. U stemt ermee in dat updates automatisch kunnen worden toegepast. Integraties U kunt koppelingen maken met externe software zoals agenda's, CRM-systemen of communicatieplatforms. U blijft verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van data via die systemen.

Opzegging door u U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen. Uw toegang blijft geldig tot het einde van de lopende abonnementsperiode. Daarna worden opnames en transcripten 30 dagen bewaard en vervolgens verwijderd. Beëindiging door Conversa Wij behouden ons het recht voor uw toegang te beëindigen bij: • Niet-betaling; • Overtreding van deze Voorwaarden; • Misbruik of frauduleus gedrag; • Gebruik dat niet past bij ons product, doelgroep of onevenredig veel druk legt op onze infrastructuur. Gevolgen van Beëindiging Bij beëindiging vervalt het recht van de Klant om de Diensten te gebruiken onmiddellijk. Het Bedrijf zal alle Klantgegevens binnen 30 dagen na beëindiging verwijderen of retourneren, tenzij bewaring wettelijk vereist is of de Klant schriftelijk anders verzoekt. Bepaalde bepalingen van deze Overeenkomst, waaronder vertrouwelijkheidsverplichtingen, intellectuele eigendomsrechten en aansprakelijkheidsbeperkingen, blijven na beëindiging van kracht.

Disclaimer van Garanties De Diensten van Conversa worden geleverd op een "as is" en "as available" basis. Conversa geeft geen enkele uitdrukkelijke of stilzwijgende garantie of toezegging over de beschikbaarheid, betrouwbaarheid, nauwkeurigheid, volledigheid, geschiktheid, foutloosheid of ononderbroken werking van de Diensten. Wij garanderen niet dat de Diensten voldoen aan alle specifieke verwachtingen van de Klant of volledig vrij zijn van fouten of storingen. Geen enkele mondelinge of schriftelijke informatie of advies verstrekt door Conversa creëert enige garantie, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd door Conversa. Beperking van Aansprakelijkheid Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving is Conversa niet aansprakelijk voor: • Indirecte schade, gevolgschade, winstderving, verlies van data, verlies van omzet, verlies van goodwill of enige andere immateriële schade; • Schade die voortvloeit uit of verband houdt met de juistheid of volledigheid van AI-gegenereerde antwoorden; • Schade als gevolg van handelingen van derden (zoals telecomproviders of externe integraties). De totale aansprakelijkheid van Conversa, uit welke hoofde dan ook, is steeds beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval aan Conversa heeft betaald. Indien in deze periode geen betalingen zijn gedaan, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal €100 (honderd euro). Deze beperking geldt ongeacht of Conversa vooraf op de hoogte was van de mogelijkheid van schade. Overmacht Geen van beide partijen is aansprakelijk voor enige tekortkoming of vertraging in de uitvoering als gevolg van oorzaken buiten haar redelijke controle, inclusief maar niet beperkt tot natuurrampen, pandemie, oorlog, terrorisme, rellen, burgerlijke onrust, overheidsacties, arbeidsgeschillen of storingen bij internetserviceproviders. Vrijwaring De Klant vrijwaart Conversa en haar medewerkers tegen alle aanspraken van derden, inclusief kosten en schade, die voortvloeien uit: • Onrechtmatig of ongepast gebruik van de Diensten; • Overtreding van de toepasselijke privacy- en telecomwetgeving door de Klant; • De inhoud van gesprekken, data of berichten verwerkt via Conversa; • Schending van deze Voorwaarden door de Klant.

Eigendomsrechten Alle software, scripts, spraakmodellen, dashboards en visuele elementen binnen Conversa zijn intellectueel eigendom van Conversa of haar licentiegevers. U ontvangt een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van uw abonnement. Opnames, transcripten en andere gegevens uit uw gesprekken blijven van u, zoals beschreven in artikel 5. Licentie voor Gebruik Het Bedrijf verleent de Klant een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare, herroepbare licentie om de Diensten te gebruiken gedurende de looptijd van deze Overeenkomst. Klantinhoud De Klant behoudt alle rechten op alle inhoud die zij uploaden, creëren of wijzigen met behulp van de Diensten. De Klant verleent het Bedrijf een beperkte licentie om dergelijke inhoud uitsluitend te gebruiken voor het doel van het leveren van de Diensten. Feedback Als de Klant feedback, suggesties of ideeën over de Diensten geeft, mag het Bedrijf deze feedback kosteloos en onbeperkt gebruiken voor verbetering van de Diensten zonder enige verplichting jegens de Klant. Gebruiksbeperkingen U mag onze software of AI-assistent niet kopiëren, doorverkopen, reverse engineeren, of gebruiken voor concurrerende doeleinden zonder schriftelijke toestemming. Diensten van Derden De Diensten kunnen diensten, software of inhoud van derden bevatten of daarvan afhankelijk zijn. Dergelijke componenten van derden kunnen onderworpen zijn aan hun eigen voorwaarden.

Reseller Relatie Het Bedrijf kan geautoriseerde resellers gebruiken voor de distributie van zijn diensten. Resellers handelen onafhankelijk en zijn geen agenten of vertegenwoordigers van het Bedrijf. De Algemene Voorwaarden tussen het Bedrijf en de eindgebruiker blijven onaangetast door eventuele afzonderlijke overeenkomsten met resellers. Reseller Verantwoordelijkheden Resellers zijn verantwoordelijk voor hun eigen acties, verklaringen en nalatigheden. Het Bedrijf is niet aansprakelijk voor verklaringen, garanties of overeenkomsten die door resellers worden gemaakt die niet in deze Overeenkomst zijn opgenomen. Prijzen en Facturering via Resellers Bij aankoop via een reseller kan de Klant onderworpen zijn aan de prijs- en factureringsvoorwaarden van de reseller. Het gebruik van de Diensten wordt echter nog steeds beheerst door deze Overeenkomst.

Belgisch Recht Deze Voorwaarden zijn uitsluitend onderworpen aan het Belgisch recht. Bevoegde Rechtbank Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank te Antwerpen, tenzij dwingend recht anders voorschrijft. Alternatieve Geschiloplossing Voordat een geschil wordt voorgelegd aan de rechter, streven partijen ernaar dit eerst onderling of via een onafhankelijke bemiddelaar op te lossen.

Overdracht U mag uw rechten of verplichtingen onder deze Voorwaarden niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Conversa. Conversa mag dit wel doen, bijvoorbeeld bij overname. Deelbaarheid Indien een bepaling ongeldig of onwettig blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Elektronische Communicatie U stemt ermee in dat alle communicatie, overeenkomsten en documenten elektronisch mogen worden verstrekt en rechtsgeldig zijn. Volledige Overeenkomst Deze Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de partijen met betrekking tot het onderwerp hiervan en vervangt alle eerdere of gelijktijdige overeenkomsten, afspraken en communicaties, hetzij schriftelijk of mondeling. Geen Afstand Het niet afdwingen van enig recht of bepaling van deze Overeenkomst door een van beide partijen wordt niet beschouwd als een afstand van dat recht of die bepaling. Relatie tussen de Partijen Niets in deze Overeenkomst creëert een partnerschap, joint venture, agentschap of arbeidsrelatie tussen de partijen.